1. Tại sao có quan hệ đối tác ?
Có lúc cơ quan bạn cần sự hỗ trợ bên ngoài, như sự giúp đỡ chuyên môn, kỹ thuật lẫn kinh phí để thực hiện một dự án. Tổ chức đối tác bên ngoài muốn biết 3 điều trước khi thỏa thuận giúp đỡ bạn:
a) Dự án có khớp với các mục tiêu của chính họ không ?
Ví dụ : Một tổ chức chuyên giúp các vấn đề giáo dục không bao giờ giúp xây giếng.
b) Dự án có được chuẩn bị tốt không ?
c) Có phải cần thiết có sự hỗ trợ không ? (Nếu không thì dự án không thể thực hiện được).
Người thực hiện dự án thường quan tâm đến tiến trình dự án hơn là làm thế nào thỏa mãn bên đối tác. Bên đối tác cứ đọc hết báo cáo này đến báo cáo khác mà chẳng biết thực tế dự án đã được thực hiện như thế nào. Sự hiểu biết chỉ có với sự tin tưởng lẫn nhau dựa trên mối quan hệ tốt và lâu dài.
Cần lưu ý rằng đối tác bên ngoài, chính họ cũng tùy thuộc vào sự hỗ trợ từ các thành viên của họ cung cấp tài chính cho các dự án. Họ cần được thông tin về những gì được làm từ đồng tiền của họ, mà họ cảm thấy có liên quan. Tiếp xúc trực tiếp thì rất tốt nhưng có khi không thể tiếp xúc được thì bên thực hiện dự án nên dành thời gian theo định kỳ để mô tả cái gì đã xảy ra trong dự án.
2. Thông tin từ phía đối tác bên ngoài
Phía đối tác bên ngoài cần phải giải thích họ là ai, loại hoạt động mà họ thích hỗ trợ theo mục tiêu của họ. Bên thực hiện dự án có thể quyết định dễ dàng hơn nếu dự án của mình phù hợp với sự quan tâm của bên đối tác bên ngoài.
3. Bên thực hiện dự án
Bên thực hiện dự án phải gởi cho bên đối tác của mình bản báo cáo định kỳ về các hoạt động của dự án, tốt nhất là tình hình chi tiêu kinh phí và chỉ rõ những thay đổi so với báo cáo trước. Cần thêm một hai trang giải thích những thay đổi trong các mục tiêu, những khó khăn chưa được khắc phục hoặc đơn giản là dự án đã tiến triển như thế nào.
Bên thực hiện dự án phải gởi hàng năm cho bên đối tác bản yêu cầu tiếp tục sự hỗ trợ của họ nếu mối quan hệ vẫn tiếp tục. Các báo cáo chính thức rất cần thiết cho mối quan hệ làm việc của 2 bên đối tác.
Bên tài trợ cần được thông tin về cái gì đang xảy ra, kỳ vọng và những khó khăn của những người thực hiện dự án. Mối liên lạc thư riêng và gởi các bức ảnh về dự án có thể giúp đôi bên hiểu biết lẫn nhau.
4. Thăm viếng dự án
Bên tài trợ có thể thực hiện các cuộc thăm viếng nơi thực hiện dự án để nắm rõ tình hình thực tế diễn biến của dự án và đồng thời họ cũng học hỏi thêm kinh nghiệm của địa phương.
Bên thực hiện dự án cần cho họ biết về đặc điểm về văn hóa và xã hội của địa phương để cuộc viếng thăm được dễ dàng và hữu ích. Nếu xét thấy sự hiện diện của bên tài trợ có thể gây bất lợi cho dự án (như tạo sự ỷ lại của cộng đồng) thì nên giới hạn các cuộc viếng thăm hoặc chỉ nên có sau khi dự án có những bước đi vững chắc.
5. Kết luận
Mối quan hệ đối tác hiệu quả khi :
- Bên tài trợ biết linh hoạt, không áp đặt, thích nghi với hoàn cảnh thực tế của địa phương được sự giúp đỡ, có nhận thức tốt về phát triển, không tạo sự tùy thuộc cho địa phương.
- Bên được tài trợ cần có định hướng tốt, có chuyên môn, dấn thân cho phát triển xã hội, có tinh thần tự lực.
